La protección de datos personales se ha convertido en un pilar fundamental dentro de la gestión de comunidades de propietarios. Nombres, direcciones, teléfonos, matrículas, grabaciones de cámaras… todos estos datos circulan diariamente en el entorno comunitario. Sin embargo, muchos desconocen que una mala gestión puede acarrear sanciones económicas considerables y, lo que es peor, la pérdida de confianza de los vecinos. Para evitarlo, es fundamental entender qué implica la normativa, qué obligaciones existen y cómo gestionarlas correctamente. Desde Afinca, como administradores de fincas en Málaga, lo vemos cada día: cumplir con la ley no solo evita problemas, también mejora la convivencia.
¿Están obligadas las comunidades de propietarios a cumplir con la normativa de protección de datos?
Sí, sin ninguna duda. Las comunidades de propietarios están sujetas al cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD). Aunque no se trate de empresas como tal, las comunidades manejan y almacenan información personal de carácter sensible, por lo que entran de lleno en el ámbito de aplicación de estas normativas.
Esto implica que deben actuar con responsabilidad: saber qué datos se recogen, para qué se usan, cómo se almacenan, quién puede acceder a ellos y durante cuánto tiempo se conservan.
Aplicación del RGPD y la LOPDGDD
El RGPD se aplica desde 2018 en toda la Unión Europea y la LOPDGDD lo complementa en el ámbito español. En el caso de una comunidad, ambos marcos legales exigen que se adopten medidas de seguridad, que se respete el derecho a la privacidad de los vecinos y que todo el tratamiento de los datos esté justificado y documentado.
Responsabilidades legales de la comunidad
La comunidad de propietarios, como responsable del tratamiento de datos, es la principal responsable frente a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Esto significa que si ocurre una brecha de seguridad, si se instalan cámaras sin la debida señalización o si se comunican datos sin consentimiento, la sanción recae directamente sobre la comunidad.
Rol del administrador de fincas en el tratamiento de datos
El administrador de fincas juega un papel esencial en este proceso. Es quien, en la práctica, suele gestionar los datos en nombre de la comunidad: elabora listados, contrata servicios, lleva la contabilidad y mantiene contacto con vecinos, proveedores y entidades públicas.
Encargado del tratamiento según el RGPD
Según el RGPD, el administrador actúa como encargado del tratamiento. Esto significa que no decide por sí mismo qué datos se recogen ni para qué, pero sí es quien los maneja y los procesa siguiendo las instrucciones de la comunidad. Por ello, es obligatorio formalizar un contrato de encargo del tratamiento, donde se regulen sus funciones y obligaciones.
Obligaciones contractuales y de seguridad
El contrato debe incluir cláusulas claras sobre medidas de seguridad, confidencialidad, plazos de conservación, acceso a la información y protocolos ante posibles incidencias. En Afinca, todos nuestros servicios incluyen esta cobertura, garantizando no solo el cumplimiento normativo, sino también la tranquilidad de nuestros clientes
Tratamientos de datos más comunes en comunidades
- Gestión de datos de propietarios e inquilinos. Se almacenan datos identificativos (nombre, DNI, teléfono, correo, cuenta bancaria), necesarios para el envío de convocatorias, la gestión de cuotas o el acceso al portal del propietario. En ocasiones, también se manejan datos de inquilinos si estos son quienes habitan la vivienda.
- Videovigilancia y control de accesos. Las cámaras de seguridad deben estar debidamente señalizadas y configuradas para cumplir con la normativa. No pueden grabar la vía pública ni espacios privados ajenos a la comunidad. Las grabaciones solo deben conservarse por un tiempo limitado, generalmente 30 días, y el acceso debe estar restringido.
- Contratación de proveedores y empleados. Cuando una comunidad contrata empresas de limpieza, mantenimiento, conserjería o servicios técnicos, también se intercambian datos personales. Por eso, es obligatorio firmar un contrato de encargo del tratamiento con cada proveedor que acceda a información personal de vecinos o instalaciones
Principales obligaciones en materia de protección de datos
Registro de actividades de tratamiento
Aunque muchas comunidades no están obligadas a hacerlo formalmente, sí es recomendable tener un documento interno donde se detalle qué datos se recogen, con qué finalidad, a quién se comunican y cómo se protegen. Esto ayuda en caso de inspección y demuestra proactividad.
Deber de información y transparencia
Los propietarios deben ser informados, de forma clara y accesible, sobre el uso de sus datos. Normalmente se hace mediante una cláusula en el acta de constitución o en los contratos, pero también se puede comunicar mediante carteles o notas informativas.
Conservación y eliminación de datos
No se pueden guardar datos indefinidamente. La normativa obliga a fijar un plazo de conservación en función del tipo de información. Una vez pasado ese tiempo, los datos deben eliminarse de forma segura, ya sea digitalmente o destruyendo documentos físicos.
Medidas de seguridad técnicas y organizativas
Esto incluye desde el cifrado de archivos hasta la protección con contraseña de los ordenadores, el control del acceso a documentación física o el uso de software con respaldo en la nube. En Afinca aplicamos todas estas medidas como parte de nuestro servicio integral.
¿Cuál es el precio de la protección de datos en comunidades de propietarios?
El coste de adecuarse a la normativa de protección de datos puede variar bastante en función del tamaño de la comunidad, el número de vecinos, si hay videovigilancia, si existen proveedores externos o empleados contratados, entre otros factores.
Lo habitual es que oscile entre 30 € y 100 € al año, dependiendo de si se contrata el servicio con una empresa especializada o se integra dentro del servicio de administración de fincas. En Afinca incluimos esta gestión dentro de nuestros servicios sin coste adicional para nuestros clientes, lo que supone un ahorro considerable y evita la fragmentación de tareas.
Diferencias entre contratar a una empresa externa o al administrador de fincas
Algunas comunidades optan por delegar esta tarea en empresas externas que ofrecen paquetes estándar. Esto puede ser útil, pero en muchas ocasiones supone una duplicidad innecesaria si el administrador ya está cualificado para gestionarlo. Lo más eficiente y económico suele ser un servicio integrado, donde el propio administrador asume el cumplimiento normativo como parte de su función.
Consecuencias del incumplimiento de la normativa
Incumplir el RGPD y la LOPDGDD no es solo un problema legal: también afecta a la convivencia en la comunidad. Las multas pueden llegar hasta 20.000 € en casos graves, pero incluso las infracciones leves pueden acarrear sanciones desde 300 € a 6.000 €, dependiendo del tipo de falta.
Además del impacto económico, hay un daño de confianza. Un error en el uso de cámaras, un email enviado con direcciones visibles o la pérdida de una lista de morosos pueden generar conflictos y denuncias internas.
Recomendaciones para una gestión adecuada de los datos
- Formalización de contratos con encargados del tratamiento. Es imprescindible firmar contratos con cualquier proveedor o profesional que tenga acceso a los datos. Esto incluye al administrador, empresas de mantenimiento, informáticos o compañías de videovigilancia.
- Formación y concienciación de los responsables. Los miembros de la junta directiva o los propietarios que gestionen aspectos internos deben entender los principios básicos de la normativa. Conocer lo que se puede y no se puede hacer es clave para prevenir errores.
- Revisión periódica de políticas y procedimientos. Cada cierto tiempo conviene revisar la documentación, los contratos firmados, los accesos a las cámaras o el estado de los ficheros digitales. La normativa evoluciona, y con ella deben adaptarse también las medidas adoptadas por la comunidad.
La importancia de la protección de datos en la gestión comunitaria
Más allá del cumplimiento legal, gestionar correctamente los datos en una comunidad transmite profesionalidad, transparencia y respeto hacia los vecinos. En Afinca lo sabemos bien: cuando hay orden, claridad y responsabilidad, todo fluye mejor. La protección de datos no debe verse como una carga, sino como una herramienta más para una convivencia más justa, segura y organizada.
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